Chức năng nghiệp vụ cần phải có trong phần mềm Hóa đơn điện tử là gì?
Phần mềm lập hóa đơn điện tử, là phần mềm giúp tạo lập thông tin hóa đơn, và sử dụng chứng thư điện tử để ký lên nội dung hóa đơn, sau đó phát hành gửi hóa đơn dạng File (xml, xslt, html..) đến khách hàng, người mua hàng.
Phần mềm hóa đơn điện tử tuân thủ theo đúng thông tư Số: 32/2011/TT-BTC của bộ tài chính về hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử.
Các chức năng bắt buộc phải có của phần mềm lập, xuất hóa đơn điện tử gồm :
1.Khai báo thông tin
Khai báo thông tin của doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, chứng thư số của doanh nghiệp..
2.Thiết kế & quản lý mẫu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn (Mẫu template hóa đơn điện tử có định dạng XSLT).
XSLT (viết tắt của tiếng Anh XSL Transformations) XSL là một dạng ngôn ngữ dựa trên nền tảng XML để tạo ra stylesheet nhằm mục đích định dạng nội dung XML cho nhiều mục đích hiển thị khác nhau, đồng thời XSL còn có khả năng chuyển đổi XML thành dạng định dạng khác.
Các file XSLT chính là mẫu hiển thị hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
3.Tạo và quản lý ký hiệu hóa đơn điện tử.
Chức năng này khai báo các ký hiệu hóa đơn điện tử, ví dụ : AA/17E, trong đó ký tự E là bắt buộc và quy định của hóa đơn điện tử. Tương tự AA/17P hóa đơn giấy mua từ cơ quan thuế, AA/17T hóa đơn tự in của doanh nghiệp sử dụng.
Mỗi ký hiệu hóa đơn, đăng ký phát hành, phải có từ số bắt đầu, đến số kết thúc của ký hiệu đó, số lượng đăng ký phát hành.
Sau khi tạo ký hiệu hóa đơn, chức năng này sẽ xuất ra file hóa đơn MẪU (Dạng thức hóa đơn chuyển đổi), doanh nghiệp sử dụng hóa đơn mẫu này để nộp lên cơ quan thuế kèm theo thông báo phát hành hóa đơn.
4. Lập hóa đơn
Chức năng tạo, lập hóa đơn điện tử cần các thông tin mang tính bắt buộc như :
– Ký hiệu mẫu hóa đơn. Ví dụ : 01GTKT0/001
– Ký hiệu hóa đơn. Ví dụ : AA/17E
– Số hóa đơn : 00001234
– Ngày xuất hóa đơn.
– Thông tin khách hàng, người mua hàng, trong trường hợp người mua hàng là doanh nghiệp phải có mã số thuế.
– Thông tin hàng hóa dịch vụ
– Thuế suất, số tiền thuế, thành tiền…
Các hình thức xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải có :
– Lập, xuất hóa đơn hàng hóa dịch vụ thông thường với các thuế suất : 10%, 5%, 0% và không chịu thuế VAT.
– Lập, xuất hóa đơn ngoại tệ (USD, EUR, JPY..)
– Lập, xuất hóa đơn chiết khấu thương mại, giảm giá
– Lập, xuất hóa đơn có phí dịch vụ vận chuyển, phí khác không có thuế…
Mỗi tờ hóa đơn điện tử phát hành phải tuân thủ nguyên tắc số hóa đơn, ngày xuất phải tuần tự như hóa đơn giấy.
5. Các chức năng nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng thông tư 32/2011/TT-BTC.
– Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (1 lần duy nhất)
– Thay thế hóa đơn điện tử trong trường hợp bị sai thông tin và chưa quyết toán thuế, cần tạo hóa đơn thay thế, bạn cần cung cấp biên bản giữa bên mua và bên bán.
– Điều chỉnh hóa đơn điện tử trong trường hợp bị sai thông tin và đã quyết toán thuế, cần tạo hóa đơn điều chỉnh, bạn cần cung cấp biên bản giữa bên mua và bên bán.
– Xóa hóa đơn, sử dụng trong trường hợp khách hàng không mua hàng, trả lại hàng, bạn cần cung cấp biên bản hủy giữa bên mua và bên bán.
6. Phát hành hóa đơn
Hóa đơn điện tử rất nhanh chóng dễ dàng để vận chuyển đến khách hàng, người mua hàng thông qua email, đường dẫn truy cập đến file hóa đơn điện tử. Bạn hãy chọn hình thức nào thuận tiện nhất, gửi email Attach file là lựa chọn tốt nhất.
7. Lưu trữ hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử được hình thành từ các file dữ liệu gồm có :
File XML đã ký (Định dạng chính thức của hóa đơn điện tử)
File XSLT là file Template để thể hiện nội dung hóa đơn điện tử
File HTML hoặc PDF là file hiển thị toàn bộ nội dung hóa đơn điện tử
Do đó, hãy lưu trữ chúng cận thận và khoa học, tốt nhất là chúng nên lưu trong máy tính của doanh nghiệp song song với hệ thống phát hành.
8. Chức năng kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ
Là chức năng cho phép bạn kiểm tra chữ ký điện tử trên tờ hóa đơn của người bán có hợp lệ hay không, chính xác không, nhất là các nội dung như : Tên công ty, mã số thuế, nhà cung cấp chứng thư, ngày còn hiệu lực của chứng thư số của bên bán hàng.
Kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu của hóa đơn điện tử, nếu file hóa đơn điện tử XML, bị thay đổi nội dung, chức năng này sẽ báo cho bạn hóa đơn điện tử không hợp lệ, nội dung hóa đơn đã bị chỉnh sửa, giả mạo.
9. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26
10. Các chức năng Import/Export file Excel
Dữ liệu chứng từ hóa đơn cần xuất hóa đơn để hoạt động xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác.
Để được tư vấn cụ thể hơn về giải pháp xin quý khách liên hệ:
