Ứng dụng PDS – Predictive Dialer System: Bứt phá năng suất gọi điện lên gấp 10 lần
Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, hiệu quả mang lại cho đội Sales đôi khi xuất phát từ những chiến dịch thực hiện cuộc gọi Inbound/ Outbound. Để hỗ trợ tốt cho hoạt động này, PDS – Predictive Dialer trong hệ thống Contact Center chính là tính năng cần thiết, giúp doanh nghiệp gia tăng năng suất gọi điện lên gấp 10 lần khi sử dụng.
Predictive Dialer được xem là tính năng đột phá, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động tương tác với khách hàng, tăng doanh số bán hàng và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Vậy, PDS – Predictive Dialer System là gì? Cách thức để doanh nghiệp sử dụng PDS như thế nào? Và khi sử dụng, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm những tiện ích gì từ công cụ này? Hãy cùng khám phá ngay nội dung bài viết bên dưới nhé!
Tổng quan về PDS – Predictive Dialer
Predictive Dialer – PDS là hệ thống quay số tự động thông minh, là cách thức quay số hàng loạt các cuộc gọi ra ngoài từ danh sách các số điện thoại đã được tạo sẵn trên hệ thống Tổng đài Call/Contact Center.
Với các thuật toán thông minh, Predictive Dialer có thể lọc và loại bỏ được các số báo bận, số ảo, số thuê bao trả lời tự động,… giúp giảm hơn ⅓ thời gian chờ đợi quay số và chờ bắt máy của nhân viên.
Tính năng chính Predictive Dialer là đảm bảo tỷ lệ cuộc gọi bị bỏ rơi ở mức thấp nhất. Chế độ quay số này tối ưu cho các chiến dịch telesales các mặt hàng phổ thông, tệp data danh sách khách hàng mới khai thác với số lượng lớn và chưa được phân loại.
Ngoài Predictive Dialer còn có 3 kiểu quay số tự động khác là Manual Dialer, Progressive Dialer, Preview Dialer.
Nhờ có Predictive Dialer mà đội ngũ bán hàng có thể đạt được nhiều doanh số hơn, tiếp cận đối tượng rộng hơn và đỡ lãng phí thời gian cho việc nghe thư thoại hoặc âm báo bận khi thực hiện cuộc gọi đi.
Cách Thức Hoạt Động Của Predictive Dialer
Predictive Dialer (quay số dự đoán) là một công cụ tự động giúp tăng hiệu quả của các cuộc gọi điện thoại trong các trung tâm liên lạc (Call Center).
Nó hoạt động bằng cách sử dụng các thuật toán để dự đoán khi nào nhân viên sẽ hoàn thành cuộc gọi hiện tại và ngay lập tức quay số tiếp theo để nhân viên không phải chờ đợi, tối ưu hóa thời gian gọi và tăng năng suất.
Cách thức Predictive Dialer hoạt động bao gồm:
Thu Thập Dữ Liệu và Phân Tích
Predictive Dialer thu thập dữ liệu từ các cuộc gọi trước đó, bao gồm thời gian trung bình của cuộc gọi, tỷ lệ không bắt máy, tỷ lệ máy bận, và các thông số khác. Dữ liệu này được phân tích để dự đoán khi nào nhân viên sẽ sẵn sàng cho cuộc gọi tiếp theo.
Tính Toán Thời Gian Rảnh
Dựa trên các thông tin đã thu thập, hệ thống tính toán thời gian trung bình nhân viên hoàn thành cuộc gọi và sẵn sàng cho cuộc gọi tiếp theo. Điều này giúp dialer dự đoán khi nào nên quay số tiếp theo để nhân viên không phải chờ đợi quá lâu.
Quay Số Tự Động
Khi Predictive Dialer dự đoán nhân viên sẽ sẵn sàng trong một khoảng thời gian ngắn, nó sẽ tự động quay số tới khách hàng tiếp theo. Hệ thống sẽ quay số nhiều cuộc gọi cùng một lúc để đảm bảo rằng khi có một cuộc gọi được kết nối, sẽ có nhân viên sẵn sàng trả lời.
Xử Lý Cuộc Gọi
Khi khách hàng trả lời, cuộc gọi sẽ được chuyển đến nhân viên phù hợp. Nếu không có nhân viên nào sẵn sàng, hệ thống có thể phát một tin nhắn tự động hoặc giữ cuộc gọi cho đến khi có nhân viên tự do.
Quản Lý Cuộc Gọi Không Thành Công
Đối với các cuộc gọi không thành công (không bắt máy, máy bận, v.v.), Predictive Dialer sẽ tự động quay lại sau một thời gian nhất định hoặc chuyển vào danh sách gọi lại sau.
Tính năng của Predictive Dialer
Predictive Dialer có nhiều tính năng giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc của các trung tâm liên lạc.
Dưới đây là một số tính năng chính khi sử dụng tính năng PDS, đó là:
Quay số tự động thông minh
Predictive Dialer tự động quay số đến nhiều số điện thoại cùng lúc, đảm bảo luôn có đủ cuộc gọi để nhân viên tư vấn.
Dự đoán thời gian kết nối
Predictive Dialer sử dụng thuật toán tiên tiến để dự đoán thời gian kết thúc cuộc gọi hiện tại, tự động quay số đến khách hàng tiềm năng tiếp theo. Nhờ vậy, nhân viên luôn có cuộc gọi để tư vấn và không phải lãng phí thời gian chờ đợi.
Chọn lọc cuộc gọi
Predictive Dialer có thể tự động chọn lọc các cuộc gọi không kết nối như số bận, số sai, số không liên lạc được,… giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
Ghi âm và lưu trữ cuộc gọi
Predictive Dialer có thể ghi âm và lưu trữ tất cả các cuộc gọi, giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên, đồng thời có thể sử dụng dữ liệu này để đào tạo nhân viên và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Phân tích dữ liệu
Predictive Dialer cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu quả cuộc gọi, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Tích hợp sẵn CRM
Predictive Dialer có thể tích hợp với hệ thống CRM để cung cấp cho nhân viên bán hàng thông tin chi tiết về khách hàng, giúp họ có thể tư vấn và chốt sale hiệu quả hơn.
Lợi ích Của Predictive Dialer
Predictive Dialer là một công cụ giúp tối ưu hóa trong hệ thống Contact Center/ Call Center, giúp doanh nghiệp tăng năng suất và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Dưới đây là một số lợi ích mà tính năng Predictive Dialer mang lại cho Doanh nghiệp khi sử dụng:
Tăng vọt năng suất gọi điện
Hệ thống tự động hóa quy trình quay số, giải phóng nhân viên khỏi những thao tác thủ công tẻ nhạt, giúp họ tập trung tối đa vào việc đàm phán và chốt sale.
Thuật toán thông minh dự đoán thời gian kết thúc cuộc gọi hiện tại, tự động quay số đến khách hàng tiềm năng tiếp theo, đảm bảo nhân viên luôn có cuộc gọi để tư vấn.
Loại bỏ các cuộc gọi không kết nối như số bận, số sai, số không liên lạc được,… giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.
Tăng hiệu quả hoạt động cho Agent
Lợi ích đầu tiên phải kể đến của Predictive Dialer là sự gia tăng lớn về thời gian tương tác của các Agent so với trình quay số thủ công bởi thuật toán cài đặt bắn cuộc gọi ra cực kì hiệu quả. Theo thống kê của callcenterhelper.com, Predictive Dialer có thể giúp 1 agent đạt tới 40 – 50 phút thời gian nói chuyện trong 1 giờ.
Hệ thống sẽ thực hiện các cuộc gọi tự động đến khách hàng, sau đó kết nối các cuộc gọi được trả lời với các agent ở hàng đợi. Kết quả cuối cùng là các nhân viên sẽ nhận được cuộc gọi đều đặn và liên tục trong suốt giờ làm việc.
Thúc đẩy doanh số bán hàng
Tăng số lượng cuộc gọi thành công, từ đó gia tăng cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng và chốt sale hiệu quả.
Nhờ giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hóa quy trình bán hàng, nhân viên có thể tư vấn nhiều khách hàng hơn trong cùng khoảng thời gian, thúc đẩy doanh số tăng trưởng vượt bậc.
Hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu quả cuộc gọi, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
Nâng tầm trải nghiệm khách hàng
Rút ngắn thời gian chờ đợi, mang đến cho khách hàng dịch vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Tăng tỷ lệ kết nối với khách hàng tiềm năng, tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín và đáng tin cậy.
Thu thập dữ liệu và phân tích phản hồi của khách hàng, giúp doanh nghiệp thấu hiểu nhu cầu và cải thiện chất lượng dịch vụ tốt hơn.
Tăng tỷ lệ chuyển đổi & tối ưu hóa dữ liệu
Ngoài ra, Predictive Dialer tự động hóa quá trình gọi lại các số máy bận, các cuộc gọi không được trả lời… điều này đảm bảo rằng một tỷ lệ lớn khách hàng tiềm năng được xử lý chuyên nghiệp và nhanh chóng, làm tăng đáng kể tỷ lệ chuyển đổi đáng kể.
Tối ưu hóa hiệu quả hoạt động
Tiết kiệm chi phí nhân công và chi phí điện thoại do giảm thiểu thời gian nhàn rỗi của nhân viên và tối ưu hóa việc sử dụng đường dây gọi.
Nâng cao hiệu quả quản lý và điều phối hoạt động của đội ngũ nhân viên bán hàng.
Cung cấp dữ liệu có giá trị lớn để phân tích và đưa ra quyết định chiến lược sáng suốt, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.
MiCXM hỗ trợ thiết lập hệ thống quay số tự động PDS
Contact Center MiCXM là hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng, bán hàng được tích hợp qua nhiều kênh như Hotline, Live chat, Email, SMS, Facebook…..tại một nơi duy nhất.
Giải pháp có thể cung cấp cho Doanh nghiệp hệ thống quay số tự động Predictive Dialer ngay trên phần mềm, giúp tăng cường hiệu quả và linh hoạt trong việc quản lý tương tác cũng như tối ưu hóa quy trình gọi điện ra ngoài với khách hàng.
Khi lựa chọn sử dụng, nhân viên Sales có thể tiếp cận nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn, giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các cuộc gọi và tăng cường hiệu suất làm việc.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao trải nghiệm của khách hàng, bởi mỗi cuộc gọi đều được chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện vào thời điểm phù hợp nhất.
Tại sao Doanh nghiệp nên lựa chọn sử dụng hệ thống Contact Center MiCXM của chúng tôi?
Với việc lựa chọn sử dụng, hệ thống Contact Center MiCXM sẽ giúp Doanh nghiệp nâng cao hiệu quả khi thực hiện chiến dịch Inbound/ Outbound Telesales nhờ những chức năng ưu việt và linh hoạt mà giải pháp mang lại khi sử dụng:
- Đầy đủ tính năng của Contact Center.
- CRM được thiết lập sẵn trong MiCXM.
- Tích hợp nhiều kênh như Hotline, Live chat, Email, SMS, Facebook…..tại một nơi duy nhất.
- Sử dụng công nghệ Web Page.
- Hỗ trợ Telesales chuyên nghiệp (module Auto Dialer – PDS).
- Đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ Inbound (ghi nhận thắc mắc, giải quyết các vấn đề của khách hàng,…) đến Outbound (tư vấn bán hàng, kinh doanh, quảng bá dịch vụ, sản phẩm,…).
- API có thể kết nối với nhiều phần mềm khác.
- Tư vấn miễn phí toàn bộ quy trình, triển khai & lắp đặt hệ thống nhanh chóng.
Tạm Kết
Tóm lại, Predictive Dialer là một tính năng tiên tiến mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp với khả năng tự động hóa quy trình gọi điện, tối ưu hóa thời gian và tài nguyên, cùng với các tính năng phân tích hiệu suất và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả.
Hy vọng rằng, những thông tin trên giúp Doanh nghiệp có thể biết thêm về Predictive Dialer hoạt động trong hệ thống Contact Center
Và nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu muốn tìm hiểu, dùng thử và triển khai hệ thống quay số tự động Predictive Dialer system, đừng ngần ngại và hãy liên hệ cho chúng tôi ngay nhé!
Để được tư vấn cụ thể hơn về giải pháp xin quý khách liên hệ:
