Chắc hẳn thuật ngữ Software-as-a-Service (SaaS) đã không còn quá xa lạ và mới mẻ với nhiều bạn, nhất là những bạn làm về IT hoặc có ít dính dáng đến công nghệ. SaaS đang là 1 “hot trend” cho vài năm trở lại đây, và chắc chắn sẽ còn kéo dài trong những năm tới. Hơn nữa SaaS cũng đang giúp thay đổi diện mạo của nền công nghiệp IT của cả thế giới. Và chắc hẳn bạn có thể đang sử dụng 1 SaaS nào đó hoặc có suy nghĩ đến việc đưa SaaS vào trong doanh nghiệp và công việc của mình, nhưng câu hỏi đặt ra là bạn đã sẵn sàng cho SaaS chưa?

SaaS chính xác là gì?

Nói một cách dễ hiểu, Software-as-a-Service (SaaS) là một dạng phần mềm chạy trên Web có thể truy cập từ xa (máy tính, smartphone, ..) mà bạn sẽ trả tiền hàng tháng. Thường gặp nhất là Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (Customre Relationship Management – CRM), hệ thống Email Marketing, hệ thống quản trị nội dung (Content Management System – CMS), hệ thống HelpDesk, v.v… Thông thường những dịch vụ này sẽ được “nằm trên mây” (on the Cloud), tức là đưa vận hành và lưu trữ trực tiếp từ điện toán đám mây (Cloud Computing).
Ưu điểm lớn nhất của SaaS là mọi vấn đề phát sinh và gánh nặng kỹ thuật để phần mềm vận hành tốt đều sẽ do nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm, từ việc đảm bảo hệ thống server chạy tốt, đến việc cập nhật thường xuyên, duy trì bảo mật, v.v.. Tức là bạn chỉ mua dịch vụ và sử dụng thôi, không cần phải duy trì 1 bộ phận IT để lo như trước đây nữa.

(nguồn)

Ngày càng nhiều công ty ra đời để cung cấp SaaS và càng nhiều dạng phần mềm được “SaaS-hóa” để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, đặc biệt dành cho những công ty vừa và nhỏ (SME) không có quá nhiều ngân sách để duy trì đội ngũ IT cũng như cơ sở hạ tầng IT như những công ty lớn. Liệt kê thử vài dịch vụ SaaS nổi tiếng hiện nay:

Quốc tế thì có:

• Google Apps Suit – là dịch vụ miễn phí (đến 10 users) để bạn có thể sử dụng email/calendar/docs của Google bằng chính tên miền của mình abc@tenmien.com
• Saleforces – là hệ thống CRM lớn nhất hiện giờ, ngoài ra còn có dịch vụ help desk, marketing, …
• Mailchimp – là một trong những hệ thống Email Marketing phổ biến nhất hiện nay
• Desk.com – là hệ thống chăm sóc khách hàng (Helpdesk)
• … và rất nhiều dịch vụ khác cực kỳ phong phú

Vậy Việt Nam có công ty cung cấp nào chưa?

Trả lời là có và rất triển vọng

• Biaki – cũng là hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM), có thể sử dung cả trên máy tính và smartphone
• Misa – vừa có CRM, HRM (quản trị nguồn nhân lực), kế toán, chứng từ, …
• Avoca – cũng là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM
• … nếu bạn có gợi ý thêm công ty nào thì comment nhé

SaaS có thể đem lại được gì?

(nguồn)

• Cải tiến quy trình:  với những công ty SME, với sự xuất hiện của SaaS, những hệ thống như CRM, Helpdesk mới trở nên “vừa túi tiền” và trong tầm với của doanh nghiệp. Từ đó việc đưa hệ thống IT vào để cải tiến hoạt động kinh doanh hiện tại trở nên dễ dàng và tiện lơi hơn nhiều. Tất nhiên giữa phải dùng Excel để lưu trữ danh sách khách hàng và dễ bị sai sót với 1 hệ thống CRM hoàn chỉnh và hàng loạt chức năng cực cool thì quả thật doanh nghiệp như được “lắp thêm cánh”
• Tự động hóa: có nhiều hoạt động trước đâu cũng phải làm thủ công, với sự giúp sức của IT thì có thể tự động hóa, tiết kiệm chi phí cũng như tăng hiệu quả.
• Tập trung vào công việc đem lại giá trị lớn nhất: bởi vì hệ thống IT gần như được “out-source” và lo lắng đầy đủ, công ty bây giờ hoàn toàn có thể tinh gọn và chỉ tập trung vào những nhân sự đúng lĩnh vực kinh doanh của mình và đem lại giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp.
• Thống nhất dữ liệu: bởi vì toàn bộ thông tin dữ liệu đều được lưu trữ tại 1 chỗ (và được truy cập bởi nhiều nhân viên, theo nhiều cách khác nhau), cho nên bạn có thể “consolidate” thông tin của mình và không phải lo lắng dữ liệu của mình ở chỗ này 1 tí, chỗ kia 1 tí, hoặc khi có nhân viên nghỉ thì không biết làm sao lấy lại dữ liệu mà nhân viên đó đang giữ.
• Chi phí đầu tư thấp: thay vì phải đầu tư vài trăm triệu để có 1 software hoàn chỉnh, bạn có thể chia nhỏ ra và trả theo tháng (thông thường chi phí mỗi tháng tính theo mức độ sử dụng, hoặc số lượng nhân viên, hoặc số lượng khách hàng, …). Vì vậy với SaaS gần như bạn có thể bắt đầu sử dụng bất kỳ lúc nào thay vì phải đợi có đủ tiền.
• .. và một lợi ích khác, có vẻ xa hơn nhưng SaaS sẽ là tiền để tốt: Phân tích thông tin doanh nghiệp (Business Intelligence) – vì khi mọi dữ liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của công ty đều được record thì bước tiếp theo sẽ là những phần mềm/hệ thống giúp phân tích những thông tin này và đem lại cho doanh nghiệp những hiểu biết thấu đáo về chính hoạt đông kinh doanh của mình. Vd: trước đây doanh nghiệp chỉ có thể nắm doanh thu, lợi nhuận, .. hàng năm, hàng quý, hàng tháng; nhưng nếu có thêm hệ thống CRM thì doanh nghiệp biết được mình có bao nhiêu khách hàng, trong những phân khúc nào, bao nhiêu % khách hàng thân thiết thường hay mua sản phẩm, bao nhiêu % khách hàng giới thiệu bạn bè người thân đến mua, … và hàng loạt những “insight” bổ ích khác

SaaS có thật sự cần cho bạn không?

Như vậy với những lợi ích trên, câu hỏi tiếp theo là bạn đang có cần 1 hệ thống SaaS ngay tại thời điểm này không? Hệ thống SaaS cũng như bất kỳ hệ thống IT nào, đó sẽ là 1 sự đầu tư lâu dài. Mặc dù SaaS là bạn chi trả hàng thàng, nhưng mà chi phí chuyển đổi dịch vụ khá là cao (switching cost), bởi vì khi dữ liêu bạn đã nằm trên hệ thống, việc chuyển sang 1 hệ thống khác cũng là 1 điều khá là “phức tạp”.

Bạn có sẵn sàng cho SaaS chưa?

(nguồn)

Như vậy thì nếu thật sự SaaS là rất cần thiết cho doanh nghiệp của bạn, vậy thì bạn làm sao biết được mình có sẵn sàng cho SaaS chưa? Để trả lời, bạn sẽ phải đảm bảo mình phải sẵn sàng trong những mảng sau đây

• Cách suy nghĩ: giữa SaaS và software truyền thông có những điểm khác biệt rất lớn mà bạn cần nắm rõ trước khi quyết định triển khai sử dụng SaaS cho mình.
  • Về dữ liệu: thông thường dữ liệu sẽ được nằm trên hệ thống của nhà cung cấp, và khác với software thông thường là năm trên server của bạn. Nếu bạn cảm thấy không thoải mái, không an toàn khi đưa toàn bộ dữ liệu của mình lên hệ thống khác như vậy, thì có thể bạn chưa sẵn sàng cho SaaS đâu. Ngoài ra, nếu quyết định dùng SaaS bạn phải chấp nhận rủi ro về việc dữ liệu đang nằm trong hệ thống của người khác. Do đó, bạn nên cho nhà cung cấp có uy tín, chất lượng và cam kết được an toàn dữ liệu của mình.
  • Về quy trình công việc:  nếu bạn tự xây dựng phần mềm cho mình, bạn sẽ hoàn toàn “customized” phần mêm theo quy trình hiện có của công ty. Tuy nhiên, SaaS thường sẽ có 1 quy trình chuẩn cho từng loại hệ thống, và bạn có đủ linh hoạt để điều chỉnh quy trình của công ty mình để phù hợp với hệ thống của SaaS không? Ví dụ bình thường nhân viên chỉ cần lưu tên khách hàng vào file excel trong máy, nhưng bây giờ phải lưu vào hệ thống cần thận, rồi nhập thêm những thông tin khác liên quan. Khi đó liệu bạn có dàm thay đổi quy trình của mình?
• Bên cạnh đó, về mặt kỹ thuật cũng có những vấn đề bạn cần quan tâm
  • Phải luôn Online:  bởi vì hệ thống được truy cập từ xa qua hệ thống web, điện thoại, … bạn cần đảm bảo tất cả nhân viên sử dụng hệ thống cần luôn được kết nối internet.
  • Những thay đổi theo yêu cầu của bạn sẽ khó khăn, hoặc châm hơn bình thường rất nhiều bởi vì đây là hệ thống dùng chung cho rất nhiều khách hàng. Cho nên những tính năng bạn gửi yêu cầu cho nhà cung cấp đều được xem xét cẩn thận để đưa vào trong hệ thống chung hay không? Hoặc nếu có thì cũng được làm rất kỹ lưỡng vì ảnh hướng đến rất nhiều khách hàng khác nữa

Dù vậy ở Việt Nam, nền công nghiệp phần mềm cũng còn non trẻ, và SaaS lại càng sinh sau đẻ muộn cho nên gặp phải khá nhiều trở ngại từ thị trường. Tuy nhiên với mức độ hiệu quả của những dịch vụ này đem lại (cả về tiết kiệm chi phí cũng như những tính năng mới), SaaS chắc chắn sẽ được đón nhận nhiều hơn trong thời gian tới, cả những sản phẩm của nước ngoài và sản phẩm trong nước. Tôi là người quan niệm luôn ủng hộ những sản phẩm quốc nội để cùng giúp các doanh nghiệp Việt Nam phát triển và cạnh tranh với nước ngoài. Do đó, trong thời gian tới tôi sẽ review những sản phẩm, dịch vụ do Việt Nam cung cấp nhiều hơn, đồng thời so sánh với những phiên bản quốc tế để cùng thảo luận những hướng để các sản phẩm dịch vụ của Việt Nam có thể phát triển mạnh hơn trong thời gian tới.

Còn bạn, bạn có đang sử dụng SaaS nào chưa? Tôi rất muốn nghe chia sẻ trải nghiệm về SaaS của bạn, hãy cứ comment vào khung bên dưới nhé.